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Initiative de la convocation

L'assemblée générale est toujours convoquée par le syndic de copropriété :

• de sa propre initiative,
• ou sur demande du conseil syndical
• ou sur demande d'au moins un copropriétaire qui représente au minimum 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires, sauf disposition contraire du règlement de copropriété.

La demande du conseil syndical ou d'au moins un copropriétaire doit être envoyée au syndic de copropriété, par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant les questions portées à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

À savoir :  À savoirs'il n'existe pas de conseil syndical ou s'il existe mais qu'il ne convoque pas l'assemblée générale, tout copropriétaire peut, après mise en demeure d'agir dans un délai de 8 jours, assigner le syndic de copropriété ou le conseil syndical en référé  auprès du président du tribunal de grande instance afin que ce dernier habilite un copropriétaire ou un administrateur provisoire pour convoquer une assemblée.

À savoir :  À savoirs'il n'existe pas de conseil syndical ou s'il existe mais qu'il ne convoque pas l'assemblée générale, tout copropriétaire peut, après mise en demeure d'agir dans un délai de 8 jours, assigner le syndic de copropriété ou le conseil syndical en référé  auprès du président du tribunal de grande instance afin que ce dernier habilite un copropriétaire ou un administrateur provisoire pour convoquer une assemblée.

Contenu de la convocation

La convocation doit être écrite et mentionner :  

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,
• et l'ordre du jour réalisé par le syndic de copropriété précisant l'ensemble des questions soumises à la délibération de l'assemblée générale.

Envoi de la convocation

La convocation est envoyée au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence) à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remise contre récépissé ou émargement. Le règlement de copropriété peut toutefois prévoir un délai plus long.

Documents annexes à la convocation

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

On distingue 2 types de documents :

• les documents nécessaires à l'information des copropriétaires et qui font l'objet d'un vote par l'assemblée (le projet de budget présenté avec le comparatif du dernier budget lorsque l'assemblée doit voter le prochain budget prévisionnel, le projet de règlement de copropriété lorsque l'assemblée doit établir ou modifier cet acte...),
• les documents qui ne font pas l'objet d'un vote par l'assemblée mais qui sont nécessaires à l'information des copropriétaires (les annexes au budget prévisionnel, l'état détaillé des sommes perçues par le syndic de copropriété au titre de sa rémunération, le projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire lorsque l'assemblée doit approuver les comptes...).

Modification de l'ordre du jour

A tout moment, un copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic de copropriété que soient portées certaines questions à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Le syndic de copropriété est alors obligé d'inscrire ces questions à l'ordre du jour. Toutefois, si la ou les questions concernées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles doivent l'être à l'assemblée suivante.

L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites correctement. L'assemblée générale peut néanmoins examiner, sans que cela ne débouche sur une décision, toutes questions non inscrites à l'ordre du jour.